APROBACIÓN

Las aprobaciones vía papel son una de las labores que toman un tiempo considerable en cualquier organización, y son necesarias para poder publicar algún documento o bien para levantar o cerrar auditorías, acciones correctivas, quejas, etc.

MASTERWEB le proporciona una solución automatizada para este proceso a través de la programación de rutas de aprobación para cualquier necesidad interna que requiera una evidencia de esta naturaleza, que, con los controles adecuados, pueda ser validado a futuro por los auditores certificadores de estas normas de calidad.


Etapas de la aprobación electrónica:

• Los usuarios podrán subir a su servidor sus archivos en formato nativo y podrán convertirlo a PDF*, bloqueando la impresión y extracción de texto.

• Comenzará en automático el proceso de notificación via email en cada paso, en forma serial o en paralela con cualquier cantidad de aprobadores por paso.

• Los aprobadores podrán ver el documento para asegurar su integridad durante toda la aprobación, pero podrán agregar comentarios sobre su contenido.

• Al concretarse las aprobaciones requeridas por cada etapa, el proceso continuará para los siguientes aprobadores con notificaciones vía email.

• Si en alguna etapa se rechazara el documento, se enviará un mensaje al emisor, el cual deberá editar el archivo de acuerdo a los comentarios de la persona que rechazó y deberá reenviar el nuevo archivo a una aprobación completa de nuevo.

• Cada iteración de aprobación de cada documento quedará registrada en un histórico con fechas, horas, y comentarios.

• Al concluir la aprobación, se actualizará el documento en las carpetas y listados, enviando la versión anterior con los OBSOLETOS para su resguardo.

• Se notificará con un email a los involucrados del área, el cuál contendrá un hipervínculo para que consulten los detalles del cambio.

• Toda actividad en el proceso quedará registrada en el historial de aprobaciones con nombres, fechas, horas y comentarios.